Cuando tratamos con mejoras en los procesos o la implementación de nuevas soluciones tecnológicas que soportan la operación, siempre nos solicitan que los cambios se alineen con la estrategia de la empresa.
Cómo se logra este alineamiento en la práctica? Y qué pasos se deben ejecutar para lograr el éxito? En este artículo explicaremos brevemente nuestro enfoque para que el alineamiento se logre fácilmente.
Imagen 1. Proceso de transformación. ©Projeects.
Lo primero que debemos comprender es la relevancia de la estrategia, pues esta guía el camino y dicta las pautas para transformar la operación.
El proceso estratégico inicia cuando los directivos analizan las posibilidades, recursos, limitaciones de la empresa y lo confrontan con las oportunidades y amenazas del entorno (FODA); proponiendo una serie de iniciativas estratégicas, con el afán de lograr adaptabilidad, crecimiento y rentabilidad.
La planificación estratégica define una serie de cambios para transformar la maquinaria operativa de un estado actual (conocido) a un estado futuro (mejor al actual en algún sentido).
Cómo asegurar el alineamiento?
Indistintamente de la metodología de proyectos que utilicemos, el alcance del trabajo implicará modificar la operación actual de alguna forma, por ejemplo: desplegar nuevas funcionalidades para los clientes, habilitar nuevos servicios externos o internos, integrar tecnologías que automatizan los procesos manuales o reducir procesos operativos repetitivos o duplicados.
Hipotéticamente, implementado dichos cambios se logra el estado futuro que los directivos plasmaron en la estrategia. Sin embargo, en la práctica no siempre es así.
Puede suceder que los cambios no se realicen organizadamente según las prioridades, no se tomen en cuenta todos los impactos que generan, o los cambios no apuntan específicamente a lo que establecía la estrategia. Esto genera resistencia por parte de la gente, alarga los plazos de puesta en marcha, aumenta los presupuestos y ocasiona dificultad para exponer los beneficios del proyecto a nivel directivo.
Lo que buscamos con una buena metodología de proyectos es que nos alinee todo el proceso de cambio, aprovechando buenas prácticas de la gran variedad de marcos de referencia que tenemos a disposición hoy en día.
De manera general, la experiencia nos dicta que es importante considerar al menos las siguientes fases:
Entender las posibilidades actuales. Implica recorrer detalladamente los procesos, documentos, personas y tecnologías que están soportando la operación, para lograr el entendimiento de todas las dependencias, recursos y limitaciones; así como las oportunidades de mejora.
Modelar el futuro. Es necesario diseñar los ajustes requeridos en los procesos, tecnologías y personas, en estricto apego a los requerimientos y necesidades que fueron incluidas en la planificación estratégica.
Crear el plan. Implica estructurar todos los cambios de forma que su implementación genere valor lo mas rápido posible, minimizando los conflictos.
Ejecutar el plan. Se implementan los cambios, monitoreando constantemente y alineando aquellos que se pudieran presentar y que no fueron considerados.
Este enfoque de implementación de proyectos nos asegura que todos los cambios se ejecutan de manera integral, dimensionando la totalidad de elementos de la organización que serán impactados; además, nos garantiza que los cambios se alinean con la iniciativa estratégica del plan organizacional (ver imagen 1), lo que genera que se pueda medir el valor y aporte del proyecto a nivel estratégico.
Si este método lo complementamos con documentación de los procesos y las tecnologías, a través de plantillas o modelos de arquitectura, los proyectos generarán adicionalmente una base de datos de conocimiento con visibilidad suficiente para que los cambios futuros sean más sencillos y rápidos de implementar.
En nuestro equipo tenemos el conocimiento y experiencia para ayudarle a gestionar sus cambios estratégicos. Contáctenos para poder ayudarle con esta gestión.
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