Al diseñar una metodología para organizar el trabajo tendemos a proponer un flujo lineal, estructurado y secuencial que cubra todas las fases y entregables de principio a fin. Según nuestra experiencia, este enfoque funciona en la mayoría de los casos. Sin embargo, hemos observado que para algunos modelos de negocio con naturaleza impredecible y compleja es necesaria una revisión más a fondo del tema.
La implementación de cambios en las operaciones suele ser una tarea compleja. Sabemos que la gestión de proyectos está condicionada a cierto grado de complejidad en términos de objetivos, alcance, interdependencias, incertidumbre y riesgos. Sin embargo, existen proyectos que podemos catalogar como complejos por tener múltiples partes interesadas con necesidades y expectativas diversas, equipos multidisciplinarios, tecnologías emergentes, y un entorno cambiante y dinámico.
Generalmente estos proyectos se desarrollan en organizaciones que presentan ciertas condiciones de volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad (VUCA, por sus siglas en inglés) y comparten algunas de las características que recopilamos a continuación.
Gestionar este tipo de proyectos implica utilizar enfoques flexibles y adaptativos para la planificación, ejecución y control. Esto incluye una atención especial a la gestión de riesgos, la comunicación efectiva, la colaboración entre partes interesadas y la resolución de problemas. Además, puede implicar el uso de metodologías ágiles o híbridas que permitan una respuesta rápida y flexible a los cambios, así como una mayor participación de las partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Dado este contexto, la metodología secuencial y rígida mencionada al inicio pierde relevancia. Si bien puede funcionar en ciertos casos, muchos proyectos requieren prácticas que se adapten al contexto, evitando que el marco de trabajo aumente la incertidumbre inherente al proyecto.
El modelo Cynefin proporciona orientación sobre cómo categorizar el esfuerzo metodológico en la gestión de proyectos complejos.
Fuente: Cynefin framework
Este modelo permite desarrollar un marco de gestión que considere prácticas aplicables a diferentes niveles de complejidad del proyecto, utilizando conocimientos, herramientas y técnicas adecuadas para cada escenario. Nuestro equipo puede apoyarle a desarrollar un marco de trabajo que aproveche este enfoque.
Anticiparse a los proyectos complejos mediante un marco metodológico flexible no solo evita que la complejidad nos tome por sorpresa, sino que ayuda a orientar al equipo y generar un sentido de control. Esto se traduce en una mayor confianza del equipo, que percibe la complejidad como un elemento más a gestionar dentro del contexto del proyecto, asegurando así una ejecución más eficaz y una mayor satisfacción de las partes interesadas.
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