Una estrategia para gestionar proyectos complejos
Los proyectos complejos requieren una forma diferente de gestionarse. A medida que aumenta la incertidumbre, aplicar una metodología de forma demasiado rígida suele generar más problemas de los que resuelve.
Qué hace que un proyecto sea realmente complejo
Implementar cambios operativos suele ser una tarea compleja. La gestión de proyectos implica un nivel de complejidad asociado con los objetivos, el alcance, las interdependencias, la incertidumbre y el riesgo. Sin embargo, algunos proyectos merecen clasificarse como complejos porque involucran múltiples interesados con necesidades diferentes, equipos multidisciplinarios, tecnologías emergentes y un entorno dinámico y cambiante.
Estos proyectos suelen desarrollarse en organizaciones que operan bajo condiciones de volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad, conocidas como entornos VUCA, y comparten algunas de las características que presentamos a continuación.
Por qué un marco rígido deja de funcionar
Gestionar este tipo de proyectos requiere enfoques flexibles y adaptativos para la planificación, la ejecución y el control. Esto implica prestar especial atención a la gestión de riesgos, la comunicación efectiva, la colaboración entre los interesados y la resolución estructurada de problemas. En muchos casos, también supone adoptar metodologías ágiles o híbridas que permitan responder con rapidez al cambio e involucrar más activamente a los interesados durante todo el ciclo de vida del proyecto.
La metodología secuencial y rígida que mencionamos al inicio pierde relevancia en este contexto. Aunque puede seguir siendo adecuada en algunos casos, muchos proyectos requieren prácticas que se adapten al contexto y eviten que el propio marco de trabajo amplifique la incertidumbre inherente al proyecto.
Utilizando Cynefin para definir el enfoque
El marco Cynefin, desarrollado por Dave Snowden, ofrece una guía para definir el enfoque metodológico más adecuado en la gestión de proyectos complejos. Permite construir un modelo de gestión que incorpora prácticas apropiadas para distintos niveles de complejidad, utilizando el conocimiento, las herramientas y las técnicas más adecuadas para cada escenario.
Anticipar los proyectos complejos mediante un marco metodológico flexible no solo evita que la complejidad tome al equipo por sorpresa. También ayuda a orientar al equipo y generar una mayor sensación de control. Esto se traduce en una mayor confianza para gestionar la complejidad como un elemento más del proyecto, favoreciendo una ejecución más efectiva y una mayor satisfacción de los interesados.
Cómo se ve en la práctica
- Adapte la metodología al proyecto, y no el proyecto a la metodología
- Trate el riesgo como una conversación continua, no como un registro que se revisa una vez al mes
- Genere espacios frecuentes y breves para que el equipo construya una comprensión compartida de la situación actual del proyecto
- Cuando la complejidad aumente, resista la tentación de agregar más procesos. Fortalezca la comunicación y la toma de decisiones