Cuándo implementar una PMO, cuándo tercerizarla y cuándo cerrarla

Tres respuestas posibles

Existen tres respuestas válidas a la pregunta: "¿Deberíamos tener una PMO?". La respuesta correcta depende de las necesidades de ejecución, la capacidad y la etapa de crecimiento de la organización. Reducir la decisión a un simple "PMO o no PMO" suele dar lugar a un ciclo repetitivo de implementación, reestructuración y, finalmente, cierre de la función.

Implementar. La PMO es una inversión

• Las iniciativas estratégicas abarcan múltiples áreas y requieren una gobernanza consistente
• Las prácticas de ejecución varían significativamente entre equipos o unidades de negocio
• La organización está preparada para invertir en el desarrollo de una capacidad interna de ejecución a largo plazo

Tercerizar. La PMO es una capacidad que se incorpora

• Se necesita disciplina de ejecución de forma inmediata para estabilizar la entrega
• El portafolio atraviesa un proceso importante de cambio o recuperación
• La capacidad interna no puede desarrollarse con la rapidez que exige el negocio

Cerrar. La PMO ya cumplió su propósito

• La mayor parte del esfuerzo de la función se dedica a generar reportes en lugar de facilitar decisiones
• Los equipos de ejecución utilizan otros mecanismos para la gobernanza y la toma de decisiones ejecutivas
• Las capacidades para las que fue creada la PMO ya forman parte del modelo operativo de la organización

El costo de la decisión

Cada alternativa tiene implicaciones para la organización. Implementar una PMO requiere una inversión de largo plazo. Tercerizarla permite avanzar con mayor rapidez, pero implica depender de un socio externo. Cerrarla exige reasignar responsabilidades y evolucionar el modelo operativo. Las organizaciones más efectivas toman estas decisiones de forma deliberada, antes de que el costo de mantener el modelo equivocado supere el costo de cambiarlo.