Playbook
Playbook para implementar una PMO en 90 días
Una guía práctica para establecer la gobernanza, la visibilidad y la disciplina de ejecución necesarias para que una PMO genere valor desde el primer día.
Antes del día 1. Condiciones previas
- Asegurar el patrocinio ejecutivo para la implementación de la PMO
- Confirmar que existe una necesidad clara de establecer una PMO
- Asegurar el presupuesto necesario para iniciar la implementación
Días 1–30. Evaluar y diseñar
- Elaborar un inventario de las iniciativas activas e identificar su estado actual
- Evaluar los foros de gobernanza, las prácticas de reporte y los procesos de toma de decisiones
- Definir el acta constitutiva de la PMO, incluyendo su mandato, alcance, autoridad y criterios de éxito
- Diseñar el modelo de gobernanza y el enfoque operativo
Días 31–60. Poner en marcha
- Iniciar la cadencia de gobernanza y los foros de revisión ejecutiva
- Publicar el primer tablero consolidado del portafolio con la información de las iniciativas activas
- Estandarizar el conjunto mínimo de plantillas y prácticas de reporte
- Definir el proceso de gestión de Riesgos, Supuestos, Incidentes y Dependencias (RAID), así como el mecanismo de escalamiento
- Clarificar los roles, responsabilidades y formas de trabajo de la PMO
Días 61–90. Construir credibilidad
- Generar reportes periódicos del portafolio para apoyar la toma de decisiones ejecutivas
- Dar seguimiento a las acciones, decisiones y compromisos derivados de la gobernanza
- Acompañar a los equipos en la adopción del nuevo modelo de gobernanza y reporte
- Definir los indicadores de desempeño de la PMO y su cadencia de revisión
- Construir un backlog de mejoras a partir de las lecciones aprendidas durante los primeros tres meses
Errores comunes a evitar
- Intentar estandarizar todo antes de comprender cómo funciona realmente la ejecución
- Medir la PMO por la cantidad de reportes que genera en lugar de las decisiones que facilita
- Expandir la PMO antes de establecer una gobernanza y prácticas de ejecución claras